Aujourd’hui, presque tout est informatisé. La question de garder la version papier des données personnelles de santé des patients, en plus de la version numérique, fait donc débat tout comme le sentiment de devoir revenir en arrière sous prétexte que certains systèmes informatiques ne fonctionnent pas toujours comme on le voudrait. 

Le PDF n’est une option exploitable que lorsqu’il est imprimé pour être archivé. Seulement, la précipitation mène souvent à l’incohérence…

Stockage, sauvegarde et archivage, quelles sont les différences ?

Il est tout d’abord important d’établir la nuance entre les notions de stockage, de sauvegarde et d’archivage d’informations trop souvent confondues.

- On parle de stockage de données lorsqu’il s’agit d’une utilisation quotidienne et immédiate. Le dépositaire des données est libre de déterminer la durée dans les limites fixées par la réglementation ;

- La sauvegarde est une copie préventive sur un support indépendant des données pour permettre la restauration de celles-ci en cas de panne ou d’incident ;

- L’objectif le plus courant de l’archivage est de pouvoir retrouver des données anciennes à des fins de conservation réglementaire à moyen et long terme, sur un support infalsifiable sécurisé et pouvant garantir l’intégrité des données, pour les exploiter et les rendre accessibles dans le temps que ce soit à titre informatif ou à titre de preuve.

La valeur des documents conservés au format numérique versus format papier

En règle générale et face à cette interrogation, de nombreux professionnels de santé jouent la carte de la sécurité et conservent les deux versions. Il est toutefois bien établi que les utilisateurs de messageries sécurisées en santé peuvent faire le choix de ne plus recevoir de résultats papiers, ce qui démontre effectivement que cette version ne doit plus être conservée.

Juridiquement, une copie est une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte et même si l’objectif est de privilégier la sauvegarde numérique des dossiers pour limiter la « paperasse » au sein des grosses structures, il faut néanmoins que la copie numérique soit considérée comme fiable.

L’ordonnance rendue le 12/01/2017*, rendue par le Ministère des Affaires sociales et de Santé, s’oriente vers l’égale valeur des documents numérisés et originaux, jugeant fiable une copie dont le propriétaire peut garantir l’intégrité de la reproduction.

Plusieurs conditions, listées ci-dessous, garantissent la fiabilité de la copie numérique :

• Sa reproductibilité : Le format PDF/A permet, par exemple, de garantir la reproductibilité d’un document dans le temps. Les dernières recommandations concernant l’utilisation de ce format sont documentées dans la norme ISO 19005-x.
• Son intégrité : c’est l’empreinte électronique qui garantit que toute modification ultérieure de la copie à laquelle elle est attachée est détectable (horodatage qualifié, cachet ou signature électroniques qualifiés).
• Son archivage : sa conservation permettra d’éviter toute altération de sa forme ou de son contenu. Est donc requis un système d’archivage électronique conforme à des normes ISO et AFNOR (coffre-fort numérique). Les mises à jour de logiciels, dès lors qu’elles tracent et donnent lieu à une nouvelle empreinte électronique de la copie, n’altèrent pas la lisibilité de la copie numérisée.
• L’authenticité du système d’archivage : il faut conserver les empreintes et traces générées aussi longtemps que la copie électronique produite, sans possibilité de modification. La documentation portant sur le système utilisé doit être conservée aussi longtemps que la copie électronique.

Durée de conservation

Les deux principales durées légales de conservation des archives de santé sont les suivantes :

Pour les établissements publics ou privés :

• 20 ans minimum, à compter de la date du dernier séjour ou de la dernière consultation du patient dans l’établissement (selon décret n°2006-6 du 4 janvier 2006).

Pour les praticiens libéraux :

• 10 ans à compter de la stabilisation de la santé du patient (consolidation du dommage), selon l’Article L. 1142-28 du Code de la Santé Publique.

Nos Apicrypteurs, eux, ne sont à priori tenus à aucune obligation de conserver une copie papier d’un résultat réceptionné par APICRYPT puisque la Convention de preuve qui est acceptée lors de la souscription du contrat d’abonnement à la messagerie sécurisée permet d’affirmer que les résultats transportés par voie digitale sont équivalents à ceux transportés par voie papier.  Cela s’applique à tous les utilisateurs.

Au travers d’APICRYPT, les informations sont, conformément à la réglementation qui s’applique aux fournisseurs de services de messagerie sécurisée, conservées pour une durée de 12 mois glissants à compter de l’échange.

Compte tenu de la différence de durée de conservation s’appliquant aux professionnels de santé ou aux hébergeurs de messagerie, l’APICEM permet à ses utilisateurs le téléchargement mensuel de ces traces d’échanges afin que l’utilisateur d’APICRYPT puisse archiver ces données dans son système d’information.

Il faut également garder à l’esprit que pour une partie de nos utilisateurs comme par exemple les laboratoires, certains de leurs résultats ne sont envoyés qu’en version papier. Il est, dans ce cas, primordial d’archiver cette version.

La diversité des sources d’archives et leurs formats sont considérables. Il faut donc prendre en compte tous les types d’informations et de supports, car seule une politique d’archivage maîtrisée et répondant aux exigences légales, règlementaires et normatives peut permettre de s’engager dans la substitution du support papier par le support numérique.

* source : https://circulaires.legifrance.gouv.fr/dossierlegislatif/JORFDOLE000033864408/